8 frustraties van elke technische dienst

Laten we eerlijk zijn, werken in de technische dienst is niet altijd even makkelijk. Mensen die ongevraagd advies geven (had het dan lekker zelf gedaan), apparatuur uit het jaar 0 of het onderschatten van een probleem in de machine. Zo kunnen we nog wel even doorgaan…

Hier zijn acht irritaties die elke techneut zal herkennen. En daarbij leggen we gelijk uit wat je kan doen om ervoor te zorgen dat dit niet meer gebeurt, en ook hoe Ziprotech hierbij kan helpen wanneer het probleem écht hardnekkig wordt.

Frustratie 1. Onrealistische klantverwachtingen

Klanten verwachten soms dat technische problemen in een handomdraai opgelost kunnen worden, wat vaak niet het geval is. Alsof wanneer ze je inschakelen om even te komen kijken, je gelijk het probleem ziet en het oplost. Niet, dus…

Frustratie 2. Communicatieproblemen

Miscommunicatie kan leiden tot verkeerde verwachtingen en onnodige frustraties, zowel voor de klant als voor de technicus. Stel, je bent bij een klus en er zijn meer problemen bij een machine dan verwacht. Maar, als professional die veiligheid waarborgt maak je het af. En vervolgens kom je erachter dat je klant dit helemaal niet wilde omdat het te veel geld of tijd zou kosten. Doordat er niet is gecommuniceerd krijg je geen waardering vanuit de klant, terwijl je voor jou gevoel alles hebt opgelost. Niet heel eerlijk voor beide partijen.

Hoe zorg je ervoor dat de verwachtingen duidelijk worden?
Het is eigenlijk heel simpel. Duidelijke afspraken en communicatie met de klant in kwestie. Zodra er bijvoorbeeld een storing wordt gemeld bij jou, leg dan duidelijk uit welke stappen je gaat ondernemen en hoelang dit (ongeveer) gaat kosten. En onthoud: je wilt liever tijd en ruimte overhouden in plaats van te kort schieten, daar wordt niemand blij van en dan voel je ook geen ruimte meer om het probleem zo goed mogelijk te verhelpen!

Wat kan Ziprotech voor je doen?
Wij bieden trainingen aan jouw groep technici om effectief te leren communiceren met klanten en realistische verwachtingen te creëren! Ook ondersteunen wij met verschillende communicatietools om efficiënt en duidelijke interacties tussen de technici en klanten te bevorderen.

Frustratie 3. Werken met verouderde apparatuur

Het constant moeten omgaan met apparatuur die zijn beste tijd heeft gehad, is als proberen te racen met een oude fiets. Je komt er misschien wel, maar niet zonder een paar onnodige hobbels en vertragingen. Het kan ontzettend frustrerend zijn wanneer je weet dat er betere opties beschikbaar zijn, maar je bent beperkt tot wat je hebt. Dat wil je liever niet, denk ik!

Wat te doen bij verouderde apparatuur?
Allereerst is het sowieso goed om te checken of die verouderde apparatuur nog wel gebruikt mag worden. Het is altijd goed om een upgrade van de verouderde apparatuur te adviseren en wellicht te helpen met het vinden van deze machines!

Hoe kan Ziprotech hierbij helpen?
Wij bij Ziprotech geven advies over hoe je feedback kunt geven aan je klant én kunnen ook helpen bij het kiezen van vernieuwd apparatuur. We hebben veel kennis in huis en ondersteunen bij de implementatie van nieuw, geavanceerd apparatuur.

Frustratie 4. Gebrek aan goede documentatie

Zonder duidelijke instructies of handleidingen wordt het oplossen van problemen een soort schattenjacht. Je spendeert je tijd aan het raden van procedures of het zelf uitzoeken van hoe iets werkt, in plaats van een snelle en efficiënte reparatie. Het is alsof je een puzzel probeert op te lossen zonder de doos met het plaatje te kunnen bekijken; je weet dat er een oplossing is, maar zonder de juiste aanwijzingen is het best wel frustrerend en duurt het ook veel langer.

Wat kan je doen?
Experimenteer met verschillende software om documentatie in op te slaan. Wellicht kun je van alle machines waar je al eens mee hebt gewerkt de handleidingen of instructie opslaan zodat wanneer je de machine herkent en er geen goede documentatie beschikbaar is op plaats delict, je dit zelf gemakkelijk kunt terugvinden. Uiteraard kun je je documentatie dan delen met je klant!

Ziprotech staat voor je klaar
Wij hebben ervaring met verschillende documentatie goed vastleggen en weer orde in de chaos creëren. Door een efficiënte werkvorm aan te nemen waar je als technici snel bij kan voorkom je frustratie en kun je snel te werk!

Frustratie 5. Onderschatting van het probleem

Krijg je al kriebels omdat je een aantal van deze punten herkent? Wij hebben ook veel dezelfde dingen meegemaakt, het is niks nieuws. En net zoals bij een ijsberg in het water, is wat klanten zien vaak slechts het topje van het probleem. Ze roepen je voor een ‘klein probleempje’, maar zodra je begint, ontdek je een veel groter onderliggend probleem. Dit kan leiden tot langere reparatietijden en hogere kosten, wat weer tot irritatie bij de klant kan leiden omdat ze niet voorbereid waren op de omvang van het probleem. Het is en blijft een lastige kwestie.

Zo voorkom je frustratie
Net zoals bij punt één en twee, gaat het hier om verwachtingsmanagement. Zorg ervoor dat je inzichtelijk maakt wat de omvang van het probleem is, zorg voor goede documentatie voor je start en maak altijd foto’s van wat je aantreft. Indien mogelijk bedenk een noodoplossing zodat je weer tijdelijk verder kan en de druk voor korte termijn van de ketel is. Echter wees open en licht je standpunt duidelijk toe van de noodoplossing/ lapwmiddelen die je hebt gedaan.

We snappen je
Bij Ziprotech snappen we deze irritatie heel goed. Daarom geven wij op locatie trainingen in het herkennen van verborgen problemen en geven we ook tools mee hoe je goed/professioneel kan communiceren over je verwachting van het probleem , zoals een Root Cause Analyse.

Frustratie 6. Onvoldoende waardering

Werken achter de schermen betekent soms dat het harde werk onopgemerkt blijft. Je lost complexe problemen op, werkt overuren en doet je best om alles soepel te laten verlopen, maar je krijgt zelden een schouderklopje. Het is alsof je een stille held bent; essentieel, maar vaak over het hoofd gezien.

Deze is trouwens wel heel belangrijk, vooral als je werkt in een groot bedrijf of voor grote bedrijven werkt. Hoe goed je je werk ook doet, als je hier geen waardering voor krijgt wordt het werk soms minder leuk en krijg je er minder zin in. Als je het idee hebt dat je te weinig waardering krijgt, ga dan eens in gesprek met je leidinggevende of opdrachtgever en kaart het aan. Zou houd je het werk voor jezelf leuk!

Hoe zorg je ervoor dat je constructieve feedback ontvangt?
Je kan standaard invoeren dat je een oplevering inplant bij elke klus die je hebt gedaan. Zo zorg je ervoor dat je zowel opbouwende feedback als waardering kunt ontvangen. Handig voor jou omdat je weet hoe je verder kunt en je sluit je klus af met een goed gesprek!

Ziprotech snapt je
Ziprotech helpt je mee te denken in goede borging van de opgeloste problemen om zo waardering te krijgen. We geven regelmatig (en op maat) workshops over het erkennen van het belang van technici en hoe organisaties waardering tonen naar deze belangrijke medewerkers .

Frustratie 7. Onderbroken worden tijdens het werk

“Hoelang ben je nog bezig?” of “ik hoor ook een gek geluid van de andere kant komen, misschien moet je daar ook even kijken.” Constant gestoord worden kan het moeilijk maken om je te concentreren op complexe problemen. Of het nu gaat om oproepen voor nieuwe problemen of iemand die ‘even snel’ iets wil weten, deze constante afleiding kan het moeilijk maken om gefocust te blijven en effectief te werken. Alsof je al een hele lange tijd een puzzel aan het maken bent, en iemand haalt constant een stukje weg.

Hoe je niet meer snel gestoord wordt tijdens je werkzaamheden
We kunnen het denk ik niet vaak genoeg zeggen maar ook dit heeft te maken met: verwachtingsmanagement! Als jij niet duidelijk aan hebt gegeven dat je je moet concentreren op de klus en liever niet gestoord wilt worden, dan weten mensen erom heen dit ook niet. Je kunt aangeven dat je bijvoorbeeld elk uur even tijd hebt om een update te geven, zodat je klant weet waar diegene aan toe is.

Verwachtingsmanagement bij klanten helder leren maken met Ziprotech
Wij geven je diepgaande adviezen in hoe je een gestroomlijnde workflow kunt creëren en dit duidelijk kan communiceren naar je klant.

Frustratie 8. Goedbedoelde, maar irritante adviezen

Iedereen heeft wel een mening over hoe dingen moeten worden opgelost, zelfs als ze niet de technische kennis hebben. Dit kan leiden tot frustrerende situaties, waarbij je advies krijgt dat niet van toepassing is of het probleem zelfs kan verergeren… Wat doe je met ongevraagd advies? Het ene oor in, het andere oor uit.

Geen ‘gezeur’ meer
Technici moeten ook om leren gaan met oude rotten in het vak die het allemaal nog wel weten van toen zij werkten (zo’n 30 jaar geleden, aldus niet meer écht relevant). Toch zijn deze adviezen vaak goed bedoeld en zeker niet om je gefrustreerd te laten voelen. Wanneer je dit wel ervaart, is het van belang om ze vriendelijk te bedanken voor hun advies en dan terug te vallen op jouw professionele protocollen die jij hebt geleerd.

Neem het aan, maar doe er verder niks mee
Bij Ziprotech leren we technici om met dit soort situaties om te gaan op een rationele manier. Zonder frustratie of een andere emotie de hand te laten nemen, leer je op een professionele wijze om te gaan met verschillende situaties, waaronder deze toch wel heel vervelende…

Voel je de irritatie bij het lezen van deze acht dingen? Herken je er een paar? Wij in ieder geval wel bij het schrijven van deze acht punten. Dit soort situaties zullen altijd voorkomen. Daarom is het goed om jezelf hierop voor te bereiden en ervoor te zorgen dat jij professioneel kunt blijven handelen. Wil je hierbij ondersteund worden, of denk je dat zo’n training/workshop goed kan aansluiten bij jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op en we geven je advies met een passende oplossing voor jouw (unieke) situatie!